Rangkuman Week 02 : Sistem Informasi dalam Organisasi
Penulis : Eka Rahmadani Ritonga (31S17003)
Halo teman-teman semua. Pada perkuliahan week 02 sesi 02 ini, Saya mempelajari mengenai sistem Informasi dalam Organisasi. Dalam perkuliahan kali ini ada 4 topik utama yang dibahas, yaitu:
1. Peran Sistem Informasi dalam Proses Bisnis
2. Tekanan Bisnis
3. Keunggulan Kompetitif dan Sistem Informasi Strategis
4. Penyelarasan Teknologi Informasi Bisnis
Saya akan menjelaskannya satu per satu…
1. Peran Sistem Informasi dalam Proses Bisnis
Proses bisnis merupakan sekumpulan aktivitas untuk membuat sebuah produk atau memberikan suatu layanan kepada konsumen (costumer) yang sifatnya berurutan berdasarkan waktu dan tempat. Proses bisnis juga memiliki input dan output yang jelas.
Terdapat tiga peran utama sistem informasi dalam proses bisnis, yaitu:
a. Menjalankan proses
Dalam menjalankan proses, bantuan yang dapat dilakukan oleh sistem informasi dapat berupa 3 hal berikut:
· Memberitahukan para karyawan kapan waktunya untuk menyelesaikan tugas
· Menyediakan data yang dibutuhkan
· Menyediakan sarana untuk menyelesaikan tugas tersebut
b. Menerima dan menyimpan data
Dalam proses menerima dan menyimpan data, ada 3 hal yang dilakukan, yaitu:
· Proses menghasilkan data. Data dapat berupa tanggal, waktu, nomor produk, jumlah, harga, alamat, nama, dan lainnya.
· Proses pengambilan data dan penyimpannya dalam sistem informasi yang sering disebut dengan transaksi data.
· Menangkap dan menyimpan data dan memberikan feedback langsung.
c. Pemantauan kinerja proses
Hal-hal yang dilakukan dalam proses ini adalah:
· Sistem informasi mengevaluasi informasi untuk menentukan seberapa baik suatu proses dieksekusi. Proses evaluasi ini terjadi pada 2 level yaitu pada process level dan instance level. Process level merupakan proses yang mencakup semua form yang ada dalam suatu proses tersebut. Contohnya adalah dalam pemesanan tiket menggunakan aplikasi Traveloka maka process level-nya adalah dari banyak input yang diberikan hingga dapat menghasilkan sebuah tiket sedangkan instance level memiliki cakupan yang lebih kecil dibandingkan process level. Instance level hanya memiliki satu input saja. Contoh dari instance level dalam pemesanan tiket menggunakan Traveloka adalah untuk memastikan tanggal yang kita masukkan sama dengan tanggal yang keluar atau bisa juga nama yang kita masukkan sama dengan nama yang keluar dari proses.
· Mengidentifikasi masalah dan melakukan proses perbaikan
Peran lain dari sistem informasi dalam proses bisnis adalah membantu dalam mengambil keputusan bisnis. Hal-hal yang dapat dilakukan oleh sistem informasi dalam hal ini adalah:
· Sistem informasi membantu menajer suatu toko atau professional dalam bisnis lainnya dalam mengambil suatu keputusan.
· Sistem informasi dapat membantu suatu pekerja bisnis menentukan hal-hal yang perlu di-stock dan yang perlu dihentikan.
· Sistem informasi juga membantu dalam mencari cara untuk mendapatkan keuntungan
2. Tekanan Bisnis
Ada tiga hal yang menjadi tekanan dalam bisnis, yaitu:
a. Tekanan Pasar
Ada tiga hal yang menjadi bagian dari tekanan pasar, yaitu:
· Globalisasi
Dengan adanya globalisasi menyebabkan adanya ketergantungan terhadap ekonomi, sosial, aspek budaya, dan ekologi kehidupan yang memungkinkan kemajuan pesat dalam bidang IT. Globalisasi merupakan integrasi seluruh perekonomian dunia, sehingga kemajuan teknologi sangat berpengaruh pada perekonomian.
Terdapat beberapa aspek yang dipengaruh oleh globalisasi, yaitu: economic changes, cultural changes, dan technological changes.
Economic changes, terjadinya peningkatan perdagangan internasional barang dan jasa.
Cultural changes, berupa peningkatan akses budaya lain melalui sosial media, TV dan lainnya.
Technological changes,dengan adanya sistem komukasi dengan biaya rendah.
Globalisasi juga memiliki manfaat lain, seperti:
… Komunikasi yang lebih mudah di seluruh dunia
… Kolaborasi tanpa adanya hambatan
… Peluang beroperasi di dunia digital
… Peluang mencapai pasar yang baru
… Peluang tenaga kerja global
· Perubahan sifat tenaga kerja
Tenaga kerja menjadi lebih diversifikasi dan IT dapat menjadi pekerja telecommuting.
· Pelanggan yang kuat
Dengan adanya konsumen dapat meningkatkan kecanggihan dari suatu produk. Hal ini terjadi karena konsumen lebih tahun tentang produk dan layanan yang disediakan.
b. Tekanan Teknologi
Proses bisnis selalu mengharapkan adanya inovasi teknologi agar dapat menyimpan data yang lebih besar, informasi yang lebih banyak dan pengetahuan yang lebih luas.
c. Tekanan Sosial/Politik/Hukum
Hal-hal yang menjadi kendala pada tekanan Sosial/Politik/Hukum adalah tanggung jawab sosial, kepatuhan terhadap peraturan pemerintah, perlindungan terhadap serangan teroris dan masalah etis yang dapat menjadi kendala dalam proses pemasaran sebuah produk.
3. Keunggulan Kompetitif dan Sistem Informasi Strategis
a. Porter’s Competitive Force Model
Porter’s Competitive Force Model merupakan kerangka kerja yang paling terkenal untuk menganalisis daya saing. Strategi ini digunakan oleh perusahaan untuk meningkatkan daya saing mereka. Model ini mengenal lima kekuatan utama yang dapat membahayakan posisi perusahaan dalam industri tertentu, yaitu:
· Ancaman masuknya pesaing baru
Ancaman pendatang baru. Bagi kebanyakan perusahaan, Internet meningkatkan ancaman pesaing baru. Pertama, Internet mengurangi hambatan tradisional menjadi entri, seperti kebutuhan tenaga penjualan atau etalase toko fisik untuk menjual barang dan layanan. Yang perlu dilakukan pesaing hanyalah membuat situs Web. Ancaman ini sangat akut di industri yang melakukan peran intermediasi juga industri yang produk atau jasanya adalah digital. Kedua, jangkauan geografis Internet memungkinkan pesaing jauh untuk membawa persaingan ke pasar lokal, atau bahkan pesaing tidak langsung untuk bersaing lebih langsung dengan perusahaan yang ada.
· Daya tawar pemasok
Pengaruh Internet pada pemasok adalah campuran. Di satu sisi, pembeli dapat mencari pemasok alternatif dan membandingkan harga lebih mudah dan mengurangi daya tawar pemasok. Di sisi lain, karena perusahaan menggunakan Internet untuk mengintegrasikan rantai pasokan mereka dan bergabung pertukaran digital, pemasok yang berpartisipasi akan makmur dengan mengunci pelanggan dan meningkatkan biaya peralihan.
· Daya tawar pelanggan
Web sangat meningkatkan akses pembeli ke informasi tentang produk dan pemasok, teknologi internet dapat mengurangi biaya peralihan pelanggan, dan pembeli dapat dengan lebih mudah beli dari pemasok hilir. Faktor-faktor ini sangat berarti bahwa Internet meningkatkan daya tawar pelanggan.
· Ancaman produk atau layanan pengganti
Industri apa pun yang mendigitalkan informasi dapat menggantikan barang material (misalnya, musik, buku, perangkat lunak) harus melihat Internet sebagai ancaman.
· Persaingan antara perusahaan yang ada di industri
Visibilitas Internet aplikasi di Web membuat sistem lebih sulit untuk dipertahankan rahasia, mengurangi perbedaan di antara pesaing. Di sebagian besar industri, kecenderungan Internet untuk menurunkan biaya variabel relatif terhadap biaya tetap mendorong potongan harga pada saat yang sama persaingan berpindah ke harga. Kedua adalah kekuatan yang mendorong persaingan harga yang merusak dalam suatu industri.
b. Porter’s Value Chain Model
Porter’s value chain model merupakan aktivitas yang dilakukan setiap organisasi manufaktur dapat dibagi menjadi dua bagian:
· Kegiatan utama
… Logistik masuk (masukan)
… Operasi (manufaktur dan pengujian)
… Logistik keluar (penyimpanan dan distribusi)
… Pemasaran dan penjualan
… Layanan
· Aktivitas pendukung
… Infrastruktur perusahaan (akuntansi, keuangan, manajemen)
… Manajemen sumber daya manusia
… Pengembangan teknologi (R&D)
… Pengadaan
Chain value perusahaan adalah bagian dari aliran aktivitas yang lebih besar. Sistem nilai mencakup pemasok yang memberikan masukan penting bagi perusahaan dan rantai nilai mereka. Begitu perusahaan menciptakan produk, mereka melewati rantai nilai distributor sampai ke pembeli (pelanggan). Semua bagian dari rantai ini termasuk dalam sistem nilai. Mendapatkan dan mempertahankan keunggulan kompetitif, dan untuk mendukung keunggulan tersebut melalui IT.
Rantai nilai industri penerbangan pada Porter’s Value Chain Model
c. Strategies for Competitive Advantage
· Cost Leadership
Menghasilkan produk atau layanan paling rendah biaya di industri hingga mencapai biaya dalam industrinya dengan hemat praktik pembelian, proses bisnis yang efisien, memaksakan harga yang dibayar pesaing, dan membantu pelanggan atau pemasok mengurangi biaya mereka. Contohnya adalah sistem pengisian inventaris otomatis Wal-Mart. Sistem ini memungkinkan Wal-Mart untuk mengurangi kebutuhan penyimpanan sehingga Toko Wal-Mart memiliki salah satu rasio ruang lantai penjualan tertinggi di industri. Pada dasarnya Wal-Mart menggunakan ruang lantai untuk menjual produk, bukan menyimpan barang, dan tidak harus mengikat modal dalam persediaan. Penghematan dari ini sistem dan lainnya memungkinkan Wal-Mart untuk menyediakan produk dengan harga rendah kepada mereka pelanggan dan masih mendapat untung tinggi.
· Differentiation
Menawarkan produk, layanan, atau fitur produk yang berbeda. Dengan menawarkan produk yang berbeda dan “lebih baik”, perusahaan dapat mengenakan biaya lebih tinggi harga, menjual lebih banyak produk, atau keduanya. Southwest Airlines membedakannya sebagai maskapai penerbangan ekspres berbiaya rendah, jarak pendek, dan yang telah terbukti strategi untuk bersaing dalam industri penerbangan yang sangat kompetitif. Dell telah membedakan dirinya di pasar komputer pribadi melalui kustomisasi massal.
· Innovation
Memperkenalkan produk dan layanan baru, memasukkan fitur baru ke dalam produk dan layanan yang sudah ada, atau mengembangkan cara baru untuk berproduksi mereka. Inovasi mirip dengan diferensiasi hanya saja pengaruhnya banyak lebih dramatis. Diferensiasi “mengubah” produk dan layanan yang ada untuk menawarkan sesuatu yang istimewa dan berbeda kepada pelanggan. Inovasi menyiratkan sesuatu yang sangat baru dan berbeda sehingga mengubah sifat industri. Contohnya adalah pengenalan mesin anjungan tunai mandiri (ATM) oleh Citibank. Kemudahan dan fitur pemotongan biaya dari inovasi ini diberikan Citibank karena memiliki keunggulan yang sangat besar atas para pesaingnya. Seperti banyak produk inovatif lainnya, ATM mengubah sifat persaingan di industri perbankan.
· Operational Effectiveness
Memperbaiki cara proses bisnis internal dijalankan sehingga perusahaan memiliki aktivitas serupa yanglebih baik dari saingan. Perbaikan tersebut meningkatkan karyawan dan kepuasan pelanggan, kualitas, dan produktivitas sekaligus mengurangi waktu untuk pasar. Pengambilan keputusan yang lebih baik dan kegiatan manajemen juga berkontribusi untuk meningkatkan efisiensi. Sistem berbasis web dapat meningkatkan administrasi efisiensi pengadaan, misalnya, sebesar 20 hingga 30 kali lipat.
· Costumer-Orientation
Bertujuan untuk membuat pelanggan senang, seperti halnya RadioShack Online. Persaingan yang kuat dan kesadaran bahwa pelanggan adalah raja (ratu) adalah dasar dari strategi ini. Sistem berbasis web yang mendukung manajemen hubungan pelanggan sangat efektif di bidang ini karena mereka dapat memberikan personalisasi, hubungan satu-ke-satu dengan setiap pelanggan.
4. Penyelarasan Teknologi Informasi Bisnis
a. Business Strategy
Ada banyak pandangan tentang apa yang dimaksud dengan “strategi bisnis”. Definisi strategi bisnis dan fiturnya meliputi hal berikut ini.
· Harus merangkum pernyataan misi atau visi organisasi sehingga ada titik fokus yang jelas dan konsisten
· Memberikan kemampuan untuk memahami kompleksitas kompetitif melalui pendekatan sistematis dengan tujuan mencapai keunggulan kompetitif. Organisasi perlu mengevaluasi lingkungan internal dan eksternal mereka untuk menentukan posisi dan pendekatan pasar.
· Memberikan rencana tindakan yang disengaja.
· Dapat digunakan sebagai alat untuk mempercepat perubahan dengan menentukan arah yang harus diikuti untuk mengubah keadaan.
· Sebagian diformulasikan dengan melakukan pemindaian lingkungan dan dapat digunakan sebagai alat analisis untuk memprediksi risiko dan peluang bisnis di masa depan.
· Dapat digunakan untuk mengalokasikan sumber daya perusahaan karena pengambil keputusan dapat merujuk padanya untuk memastikan keputusan sejalan dengan fokus perusahaan secara keseluruhan.
b. IT Strategy
• Membahas pengelolaan sumber daya perangkat keras dan perangkat lunak organisasi dan memungkinkan organisasi untuk mendukung perubahan terencana dalam arah dan sumber daya di masa depan.
• Mendefinisikan bagaimana TI akan digunakan untuk memfasilitasi komunikasi elektronik untuk mendukung proses dan kebutuhan bisnis.
• Mendefinisikan pengelolaan data termasuk pendekatan untuk mengumpulkan, menyimpan dan menyajikan data.
• Mendefinisikan hubungan bisnis internal dan eksternal untuk membangun hubungan antara bisnis dan vendor.
• Termasuk manajemen sumber daya manusia TI untuk memastikan bahwa ini sejalan dengan strategi TI perusahaan.
- Bertindak sebagai alat bisnis strategis yang mencerminkan hubungan antara strategi bisnis dan strategi TI membuat kesimpulan bahwa strategi TI memang pada dasarnya adalah alat bisnis.
Study Case
Referensi
Kettinger, W. J., Grover, V., Guha, S., & Segars, A. H. (1994). Strategic information systems revisited: A study in sustainability and performance. MIS quarterly, 31–58.
Michael, E. (1998). Porter, Michael E. Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance Porter.
James A O‟Brien “Introduction to Information System”. McGRAW-HILL, 15th Edition, 2010
